1. Identiteit en definities
Deze algemene voorwaarden gelden uitsluitend voor overeenkomsten tussen Rombouts Katznelson, Aäron, handelend onder de naam ORKA Studio, een eenmanszaak met zetel te Handelslei 191 bus A, 2980 Zoersel, België, ondernemingsnummer 1034298726 en btw-nummer BE1034298726, hierna “ORKA Studio”, en de professionele klant, hierna “de klant”.
Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor klanten die handelen in de uitoefening van hun beroepsactiviteit. Zij zijn niet van toepassing op consumenten.
In deze voorwaarden betekent:
- “opdracht”: elke door ORKA Studio aangeboden of uitgevoerde fotografie-, video-, content- of aanverwante creatieve dienst, inclusief voorbereiding, productie, selectie, montage, nabewerking, levering en licentie;
- “offerte”: elk voorstel of prijsdocument van ORKA Studio, inclusief scope, timing, prijs, deliverables en eventuele bijzondere voorwaarden;
- “deliverables”: de concreet afgesproken opgeleverde beelden, video’s, selecties, exports of andere resultaten;
- “klantmaterialen”: alle door de klant aangeleverde teksten, logo’s, beelden, muziek, huisstijlelementen, rechten, instructies of andere input;
- “derdenkosten”: kosten van locaties, modellen, visagie, stylists, props, catering, studiohuur, vergunningen, parkeerkosten, verplaatsingen, externe leveranciers of andere uitgaven die niet uitdrukkelijk in de offerte zijn inbegrepen.
2. Toepasselijkheid en voorrang van documenten
Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, opdrachtbevestiging, factuur en overeenkomst van ORKA Studio.
De algemene of bijzondere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij ORKA Studio die vooraf en schriftelijk uitdrukkelijk heeft aanvaard.
Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:
- de schriftelijk aanvaarde offerte of opdrachtbevestiging;
- eventuele bijzondere schriftelijke afwijkingen;
- deze algemene voorwaarden.
3. Offertes, tegenwerpbaarheid en totstandkoming
Offertes van ORKA Studio zijn, tenzij anders vermeld, 14 kalenderdagen geldig vanaf de offertedatum.
Een offerte is gebaseerd op de door de klant verstrekte informatie. Wanneer die informatie onvolledig, onjuist of onvolledig blijkt, mag ORKA Studio de offerte, planning en prijs aanpassen.
Een opdracht komt pas tot stand na schriftelijke aanvaarding van de offerte door de klant. Een gereserveerde shoot-, opname- of productiedatum is pas definitief na ontvangst van het overeengekomen voorschot.
Elke wijziging of uitbreiding van de scope na aanvaarding van de offerte kan leiden tot meerwerk, een aangepaste timing, bijkomende kosten of een nieuwe offerte.
De klant erkent dat deze algemene voorwaarden vóór of uiterlijk bij de offerte-aanvaarding ter beschikking worden gesteld via bijlage, hyperlink of andere duurzame drager. Door de offerte schriftelijk te aanvaarden, het voorschot te betalen, ORKA Studio uitdrukkelijk te verzoeken om de uitvoering te starten of zonder voorbehoud gebruik te maken van de geleverde prestaties, erkent de klant kennis te hebben genomen van en in te stemmen met deze algemene voorwaarden.
4. Uitvoering van de opdracht
ORKA Studio voert de opdracht uit naar best vermogen en met de professionele zorg die redelijkerwijze van een gespecialiseerde creatieve dienstverlener mag worden verwacht. Verbintenissen van ORKA Studio zijn in beginsel middelenverbintenissen.
ORKA Studio behoudt, binnen de grenzen van de goedgekeurde briefing, de nodige artistieke, technische en organisatorische vrijheid met betrekking tot regie, kadrering, selectie, montage, kleurcorrectie, nabewerking en leveringsvorm.
ORKA Studio mag voor de uitvoering beroep doen op medewerkers, freelancers, assistenten en gespecialiseerde onderaannemers. ORKA Studio blijft verantwoordelijk voor de algemene coördinatie van de opdracht.
De klant duidt desgevallend één beslissingsbevoegd contactpersoon aan. Instructies, feedback en goedkeuringen van die persoon worden geacht de klant te binden.
5. Medewerking van de klant
De klant bezorgt tijdig alle informatie, feedback, briefing-input, contactpersonen, planningsgegevens en andere elementen die nodig zijn om de opdracht correct uit te voeren.
De klant staat zelf in voor:
- de juistheid, volledigheid en wettelijkheid van zijn instructies en klantmaterialen;
- het bekomen van alle nodige toestemmingen, vergunningen en releases voor locaties, personen, medewerkers, modellen, producten, interieur, architectuur, auteursrechtelijk beschermd materiaal of andere elementen die tijdens de opdracht worden gebruikt;
- een veilige, toegankelijke en werkbare omgeving op de shoot- of opnamelocatie;
- het respecteren van sectorgebonden regels die op zijn communicatie of dienstverlening van toepassing zijn.
Wanneer vertraging ontstaat door laattijdige input, laattijdige feedback, afwezigheid van contactpersonen, ontbrekende toestemmingen, onvoorziene beperkingen op locatie of andere omstandigheden aan klantzijde, worden termijnen automatisch verlengd en kan ORKA Studio de daaruit voortvloeiende meerkosten aanrekenen.
6. Planning, timing en logistiek
Opgegeven termijnen en planningen zijn indicatief en gelden als streefdata, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk als bindende deadline overeengekomen.
Als de klant een snelle uitvoering, spoedlevering, avond- of weekendprestatie vraagt, mag ORKA Studio daarvoor een toeslag aanrekenen indien dat vooraf of tijdens de uitvoering wordt meegedeeld.
Wanneer weersomstandigheden, lichtomstandigheden, veiligheidssituaties, beschikbaarheid van locaties of andere praktische factoren de kwaliteit of veiligheid van de opdracht redelijkerwijze in het gedrang brengen, mag ORKA Studio de shoot of opname verplaatsen naar een andere datum of een aangepast uitvoeringsvoorstel doen.
Tenzij schriftelijk anders bepaald, zijn verplaatsingen, parkeerkosten, tol, accommodatie, catering, studiohuur en andere logistieke of productionele derdenkosten niet inbegrepen in de offerte.
7. Verplaatsing en annulatie
Een geplande shoot- of productiedag kan kosteloos worden verplaatst of geannuleerd tot meer dan 14 kalenderdagen vóór het geplande aanvangsuur van de betrokken prestatie.
Bij annulatie of verplaatsing tussen 14 en 8 kalenderdagen vóór het geplande aanvangsuur is 25% van het overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd.
Bij annulatie of verplaatsing tussen 7 kalenderdagen en 48 uur vóór het geplande aanvangsuur is 50% van het overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd.
Bij annulatie of verplaatsing binnen 48 uur vóór het geplande aanvangsuur, of bij no-show van de klant, is 100% van het overeengekomen opdrachtbedrag voor de gereserveerde productie verschuldigd.
Indien ORKA Studio een geplande productiedag buiten overmacht om niet kan uitvoeren, zullen partijen eerst in redelijkheid proberen een nieuwe datum vast te leggen. Indien dat niet mogelijk blijkt, worden reeds betaalde bedragen voor niet-uitgevoerde prestaties terugbetaald, zonder verdere schadevergoeding.
Een reeds betaald voorschot mag door ORKA Studio worden verrekend met de annulatiekost, onverminderd het recht om een hoger verschuldigd saldo te factureren indien de toepasselijke annulatiekost het voorschot overstijgt.
Niet-recupereerbare derdenkosten, reeds geboekte leveranciers, locatiekosten en andere extern aangegane verbintenissen blijven bij annulatie of verplaatsing steeds bijkomend verschuldigd voor zover zij niet kosteloos kunnen worden geannuleerd.
8. Prijzen, facturatie en betaling
Alle prijzen zijn exclusief btw en exclusief derdenkosten, tenzij de offerte uitdrukkelijk anders vermeldt.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen factureert ORKA Studio 50% voorschot bij opdrachtstart en 50% saldo bij oplevering of via eindfactuur.
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.
Eventuele protesten tegen een factuur moeten schriftelijk en gemotiveerd gebeuren binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebreke daaraan wordt de factuur geacht te zijn aanvaard.
Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest wegens betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, evenals de forfaitaire invorderingsvergoeding en redelijke invorderingskosten waarop ORKA Studio volgens die wet aanspraak kan maken.
Bij niet-betaling op de vervaldag mag ORKA Studio lopende prestaties, levering, gebruikslicenties, nieuwe reservaties en toegang tot bestanden opschorten totdat alle opeisbare bedragen volledig zijn voldaan.
Een betwisting van een deel van een factuur schorst de opeisbaarheid van het onbetwiste deel niet. De klant mag het onbetwiste deel niet eenzijdig inhouden, verrekenen of opschorten, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
9. Levering, archivering en aanvaarding
ORKA Studio levert bestanden, formaten, resoluties, aantallen en selectieomvang zoals bepaald in de offerte of opdrachtbevestiging.
Ruwe bestanden, projectfiles, montagetimelines, bronbestanden, niet-geselecteerde beelden en niet-geëxporteerde versies maken geen deel uit van de levering, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Na levering is de klant zelf verantwoordelijk voor het downloaden, intern archiveren en bewaren van de deliverables. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, heeft ORKA Studio geen blijvende bewaarplicht en mag zij projectbestanden en leveringen na 6 maanden verwijderen.
De klant dient de levering na ontvangst tijdig te controleren. Bij gebrek aan schriftelijke en gemotiveerde klacht binnen 7 kalenderdagen na levering wordt de levering geacht definitief te zijn aanvaard.
10. Revisies en meerwerk
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen omvat elke opdracht maximaal twee revisierondes op de initieel geleverde selectie of uitwerking.
Extra revisies, aanvullende versies, nieuwe exports, bijkomende selecties, nieuwe edit-richtingen, tekstwijzigingen, reshoots of andere prestaties buiten de oorspronkelijke scope worden als meerwerk beschouwd en afzonderlijk aangerekend.
Feedback moet concreet, gebundeld en tijdig worden bezorgd. Verspreide of laattijdige feedback mag ORKA Studio behandelen als meerwerk of aanleiding tot een herplande levering.
11. Intellectuele eigendom en gebruikslicentie
Alle auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op concepten, beelden, video’s, montages, teksten, formats, selecties, ontwerpen en andere creaties van ORKA Studio blijven exclusief eigendom van ORKA Studio.
Na volledige betaling verkrijgt de klant uitsluitend een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie voor de doeleinden, kanalen, duur en territoriale context die in de offerte of opdrachtbevestiging zijn omschreven.
Bij gebreke aan een specifiek schriftelijk akkoord geldt de licentie uitsluitend voor één juridische entiteit van de klant en enkel voor gebruik op de eigen website, eigen organische sociale media, LinkedIn-profielen van de klant, eigen e-mailcommunicatie, offertes, presentaties en eigen drukwerk ter promotie van de eigen onderneming.
De standaardlicentie omvat uitdrukkelijk niet:
- gebruik in betaalde advertenties of gesponsorde campagnes;
- gebruik door moedervennootschappen, dochtervennootschappen, franchisenemers, partners of andere gelieerde partijen;
- doorverkoop, sublicentiëring of terbeschikkingstelling aan derden;
- opname in stockbibliotheken, templates, white-label trajecten, marketplaces of doorverkoopbare assets;
- gebruik voor nieuwe merken, nieuwe business units of nieuwe campagnes die buiten de initieel afgesproken opdracht vallen.
Voor paid media, uitgebreid territoriaal gebruik, exclusiviteit, buy-outs, gebruik door meerdere entiteiten of andere verruimde exploitaties is altijd een afzonderlijk schriftelijk licentieakkoord vereist.
Technische aanpassingen die strikt nodig zijn voor publicatie op de eigen kanalen van de klant, zoals uitsnedes, formaatwijzigingen of compressie, zijn toegelaten voor zover zij de inhoud of integriteit van het werk niet wezenlijk aantasten.
Tot de volledige betaling is ontvangen, mag de klant geen gebruik maken van het opgeleverde materiaal.
12. Klantmaterialen en vrijwaring
De klant waarborgt dat hij over alle rechten en toelatingen beschikt met betrekking tot de klantmaterialen en instructies die hij aan ORKA Studio bezorgt of laat gebruiken.
De klant vrijwaart ORKA Studio integraal tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit klantmaterialen, foutieve instructies, ontbrekende toestemmingen, schendingen van intellectuele eigendomsrechten, portretrechten, privacyrechten, merkenrechten of andere rechten waarvoor de klant verantwoordelijk is.
13. Portfolio, cases en promotioneel gebruik
ORKA Studio mag opgeleverd werk, fragmenten, behind-the-scenes materiaal, de naam en het logo van de klant gebruiken voor portfolio, website, socials, cases, pitches en eigen promotie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of wanneer een geldige geheimhoudingsverplichting dit verhindert.
14. Vertrouwelijkheid
Beide partijen verbinden zich ertoe om vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen, niet aan derden bekend te maken en alleen te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.
Deze verplichting geldt niet voor informatie die:
- reeds publiek bekend was;
- rechtmatig van een derde werd verkregen;
- onafhankelijk werd ontwikkeld;
- op grond van wet, rechterlijk bevel of bevel van een bevoegde overheid moet worden meegedeeld.
15. Persoonsgegevens en verwerkersrelatie
Voor zover ORKA Studio in het kader van een opdracht persoonsgegevens verwerkt die de klant aanlevert of laat verwerken, blijft de klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die verwerking, waaronder de rechtsgrond, informatieplichten, toestemming waar vereist en de juistheid van de aangeleverde gegevens.
Indien ORKA Studio in dat kader kwalificeert als verwerker in de zin van de toepasselijke privacywetgeving, zal de klant op eerste verzoek of wanneer de aard van de opdracht dat vereist een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met ORKA Studio sluiten. Bij tegenstrijdigheid primeert die verwerkersovereenkomst voor de verwerkingsaspecten.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, verwerkt ORKA Studio dergelijke persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig voor de uitvoering van de opdracht, mag zij beroep doen op gebruikelijke technische dienstverleners en treft zij redelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen passend bij de aard van de opdracht.
16. Klachten
De klant dient zichtbare gebreken, inhoudelijke bezwaren of klachten over de levering schriftelijk en gemotiveerd te melden binnen 7 kalenderdagen na levering.
Bij gebrek aan tijdige en gemotiveerde klacht wordt de levering geacht te zijn aanvaard.
Een klacht schorst de betalingsverplichting niet.
17. Aansprakelijkheid
ORKA Studio verbindt zich tot een middelenverbintenis en is niet aansprakelijk voor het uitblijven van een commercieel, marketing- of omzetresultaat.
Indien een gebrek of fout redelijkerwijze kan worden hersteld, heeft ORKA Studio het recht om eerst een passende remediëring, aanvulling, herlevering of correctie uit te voeren voordat enige schadevergoeding verschuldigd zou zijn.
Voor zover wettelijk toegelaten is de aansprakelijkheid van ORKA Studio in elk geval beperkt tot de directe, bewezen en voorzienbare schade die een rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare contractuele fout van ORKA Studio.
De totale aansprakelijkheid van ORKA Studio is per opdracht in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de betrokken factuur of, indien meerdere facturen betrekking hebben op dezelfde opdracht, tot het totaal van de door de klant voor die opdracht betaalde bedragen.
ORKA Studio is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste opportuniteiten, imagoschade, verlies van data of schade veroorzaakt door derden, platformen of klantmaterialen.
ORKA Studio is evenmin aansprakelijk voor:
- beperkingen of weigeringen van platformen, advertentiekanalen of media;
- beslissingen van modellen, medewerkers, locaties of externe leveranciers;
- kleur- of kwaliteitsverschillen die eigen zijn aan schermen, printers of distributieplatformen;
- schade die voortvloeit uit gebruik van deliverables buiten de afgesproken context;
- schade die had kunnen worden vermeden indien de klant de levering tijdig had gecontroleerd of gearchiveerd.
Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die onder dwingend recht niet geldig kan worden uitgesloten, waaronder aansprakelijkheid voor opzet of grove fout.
18. Overmacht
ORKA Studio is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door overmacht, waaronder onder meer ziekte, ongeval, brand, stroom- of internetuitval, staking, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden, defecten aan materiaal ondanks normale voorzorgen, storingen bij leveranciers of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van ORKA Studio.
In geval van overmacht mag ORKA Studio de uitvoering opschorten zolang de overmachtsituatie duurt. Indien de overmachtssituatie langer dan 60 kalenderdagen aanhoudt of de uitvoering blijvend onmogelijk maakt, mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen voor het nog niet-uitgevoerde gedeelte, zonder schadevergoeding.
Reeds uitgevoerde prestaties, gemaakte kosten en niet-recupereerbare verbintenissen tegenover derden blijven in dat geval verschuldigd.
19. Opschorting en ontbinding
ORKA Studio mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen wanneer de klant zijn contractuele verplichtingen wezenlijk schendt, geen tijdige input bezorgt, in staat van faillissement verkeert of het vertrouwen ernstig aantast.
Bij beëindiging om redenen aan klantzijde blijven reeds uitgevoerde prestaties, gemaakte kosten, gereserveerde productiecapaciteit en vervallen facturen volledig verschuldigd.
20. Deelbaarheid, afstand van recht en bewijs
Indien een bepaling van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, onafdwingbaar of ongeldig zou zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de betrokken bepaling in dat geval vervangen door een geldige bepaling die het economische en juridische doel ervan zo dicht mogelijk benadert.
Het feit dat ORKA Studio een recht of sanctie niet onmiddellijk uitoefent, houdt geen afstand van recht in.
E-mails, digitale bevestigingen, elektronische bestanden, agenda-uitnodigingen, online goedkeuringen en andere gebruikelijke elektronische communicatievormen mogen tussen partijen als bewijs worden gebruikt.
21. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten met ORKA Studio is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
Alle geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de ondernemingsrechtbanken en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.