Privacy statement

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van communicatie, offertes, opdrachten en klantenrelaties is Rombouts Katznelson, Aäron, handelend onder de naam ORKA Studio, een eenmanszaak met zetel te Handelslei 191 bus A, 2980 Zoersel, België, ondernemingsnummer 1034298726 en btw-nummer BE1034298726.

Voor privacyvragen kan je contact opnemen via hello@orkastudio.be.

Tenzij ORKA Studio uitdrukkelijk anders meedeelt, heeft ORKA Studio geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Reikwijdte van dit statement

Dit privacy statement is van toepassing op:

• bezoekers van deze website;
• personen die contact opnemen via e-mail, telefoon of het contactformulier;
• prospecten, klanten en contactpersonen van professionele klanten;
• personen van wie persoonsgegevens aan ORKA Studio worden bezorgd in het kader van offertes, opdrachten, producties of projectuitvoering.

3. Welke persoonsgegevens we verwerken

Afhankelijk van de context kan ORKA Studio onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie;
• inhoud van berichten, aanvragen, briefinginformatie, projectcommunicatie en feedback;
• offerte-, contract-, facturatie- en administratieve gegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor planning, productie, levering of ondersteuning van een opdracht;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, tijdstippen, formuliermetadata, anti-spam signalen en foutmeldingen;
• analytische gegevens over het gebruik van de website, maar alleen wanneer de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven;
• persoonsgegevens die de klant aanlevert of laat verwerken in het kader van een opdracht, voor zover nodig voor de uitvoering ervan.

Wanneer het contactformulier actief is, worden in elk geval de door de bezoeker ingevulde velden verwerkt, namelijk naam, e-mailadres, type aanvraag en bericht. Indien anti-spambeveiliging is geactiveerd, kan ook een reCAPTCHA-token of gelijkaardige technische verificatie worden verwerkt.

4. Hoe we persoonsgegevens verkrijgen

ORKA Studio verkrijgt persoonsgegevens:

• rechtstreeks van jou wanneer je contact opneemt, een formulier invult, een offerte vraagt of samenwerkt met ORKA Studio;
• van de professionele klant waarvoor je optreedt of waarvan je contactpersoon bent;
• uit publieke bedrijfsbronnen, zoals bedrijfswebsites, publieke contactpagina’s, social-profielen en zakelijke zoek- of locatieplatformen, wanneer ORKA Studio relevante B2B-prospecten identificeert of opvolgt;
• uit communicatie, projectmateriaal of administratieve documenten die in het kader van een opdracht worden uitgewisseld;
• automatisch in beperkte mate via de website, bijvoorbeeld voor beveiliging, consentbeheer en analytics, voor zover van toepassing.

5. Doeleinden en rechtsgronden

ORKA Studio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op passende rechtsgronden.

5.1 Contact, offertes en opvolging

Doeleinden:

• vragen beantwoorden;
• kennismakingsgesprekken plannen;
• offertes opmaken en opvolgen;
• precontractuele communicatie voeren;
• relevante B2B-prospecten identificeren, beoordelen en opvolgen op basis van publieke professionele contact- en bedrijfsinformatie.

Rechtsgrond:

• uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene;
• gerechtvaardigd belang om zakelijke contacten correct op te volgen;
• gerechtvaardigd belang om relevante B2B-prospecten te identificeren en op te volgen.

5.2 Uitvoering van opdrachten

Doeleinden:

• voorbereiding, planning, productie, postproductie en levering;
• communicatie met contactpersonen van klanten;
• support, revisies en dossieropvolging.

Rechtsgrond:

• uitvoering van de overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang om opdrachten professioneel te organiseren en te documenteren.

5.3 Administratie, boekhouding en geschillen

Doeleinden:

• facturatie;
• boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• bewijsvoering, archivering en geschillenbeheer.

Rechtsgrond:

• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang om rechten te beschermen en vorderingen te beheren.

5.4 Beveiliging en misbruikpreventie

Doeleinden:

• bescherming van het contactformulier;
• detectie van spam, misbruik en technische incidenten;
• bewaking van de veiligheid en integriteit van de website.

Rechtsgrond:

• gerechtvaardigd belang om de website en dienstverlening te beveiligen.

5.5 Analytics en consentbeheer

Doeleinden:

• meten van websitegebruik en prestaties;
• onthouden van jouw cookie- en consentkeuze.

Rechtsgrond:

• toestemming voor niet-noodzakelijke analytics;
• gerechtvaardigd belang of technische noodzaak voor het bewaren van de keuze zelf, voor zover dit strikt nodig is om het consentmechanisme te beheren.

6. Met wie we persoonsgegevens delen

ORKA Studio verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden hierboven, zoals:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• leveranciers van website-analyse of consentbeheer;
• providers voor formulierverwerking, e-mail, bestandsdeling of projectuitvoering;
• anti-spam- of beveiligingsleveranciers, zoals Google reCAPTCHA indien geactiveerd;
• boekhoudkundige, administratieve of juridische dienstverleners;
• de klant of andere betrokken partijen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht.

Wanneer Google Analytics of Microsoft Clarity is ingeschakeld, gebeurt dat pas na toestemming via de cookiebanner. Wanneer Google reCAPTCHA is ingeschakeld, wordt die uitsluitend gebruikt om misbruik van het contactformulier te beperken.

7. Doorgiften buiten de EER

Bepaalde dienstverleners van ORKA Studio kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Dat kan met name relevant zijn wanneer Google-diensten zoals Google Analytics of Google reCAPTCHA worden gebruikt, wanneer Microsoft Clarity wordt gebruikt, of wanneer andere technologiepartners infrastructuur of support buiten de EER inzetten.

In dat geval tracht ORKA Studio passende waarborgen te gebruiken overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor organisaties die daarop geldig gecertificeerd zijn;
• standaardcontractbepalingen of andere wettelijk aanvaarde doorgifte-instrumenten, voor zover vereist.

8. Bewaartermijnen

ORKA Studio bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met contractuele noodzaak, bewijsredenen en wettelijke bewaartermijnen.

In de praktijk hanteert ORKA Studio in beginsel de volgende lijnen:

• contactaanvragen en prospectgegevens: zolang nodig voor opvolging van de aanvraag en in principe tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact, tenzij een opdracht volgt of een langere bewaring noodzakelijk is;
• klant- en projectcommunicatie: zolang nodig voor uitvoering, levering, support, bewijs en redelijke zakelijke archivering;
• facturatie- en boekhoudkundige gegevens: zolang de toepasselijke wettelijke bewaartermijn loopt;
• analyticsgegevens: volgens de instellingen van de gebruikte provider en alleen wanneer toestemming is gegeven;
• consentvoorkeur in lokale browseropslag: totdat de bezoeker de keuze wijzigt, de browseropslag wist of de bewaartermijn technisch afloopt;
• uurgebonden opslag voor websitebeleving: tot het einde van het lopende uur volgens de browserdatum en -tijd of tot de browseropslag wordt gewist.

Je kan jouw cookiekeuze op elk moment opnieuw openen of wijzigen via de link Cookie-instellingen in de footer van de website. Meer detail over gebruikte cookies en lokale opslag vind je in het cookie statement.

9. Cookies, lokale opslag en gelijkaardige technologie

De website gebruikt beperkte opslag- en trackingmechanismen.

9.1 Noodzakelijke opslag

De website kan lokale of sessie-opslag in de browser gebruiken voor strikt functionele doeleinden, waaronder:

• het bewaren van jouw consentkeuze via de sleutel orka-consent-v1 in localStorage;
• het onthouden van bepaalde uurgebonden websitebeleving, zoals de introstatus via orka_intro_seen in localStorage, zodat die animatie maximaal één keer per uur verschijnt.

Deze opslag is bedoeld om de website correct te laten functioneren of om jouw eerder gemaakte keuze te respecteren.

9.2 Analytics

Wanneer Google Analytics of Microsoft Clarity op de website actief is, wordt analytics pas ingeschakeld nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

Je kan die keuze later opnieuw aanpassen via de link Cookie-instellingen in de footer.

9.3 Anti-spam

Wanneer Google reCAPTCHA of een gelijkaardig systeem actief is op het contactformulier, kan die dienst technische gegevens verwerken om misbruik te detecteren. Dat gebeurt uitsluitend wanneer die beveiligingslaag effectief is ingeschakeld.

10. Verwerking namens klanten

Voor sommige opdrachten kan ORKA Studio persoonsgegevens verwerken die door een klant worden aangeleverd of namens een klant worden verwerkt.

In die gevallen blijft de klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die gegevensverwerking, waaronder de passende rechtsgrond, informatieverstrekking en eventuele toestemmingen.

Wanneer ORKA Studio in zo’n context als verwerker optreedt, kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst worden gesloten die voor die verwerking primeert op dit privacy statement.

11. Beveiliging

ORKA Studio neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Geen enkel systeem kan echter volledige absolute veiligheid garanderen.

12. Jouw rechten

Binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving kan je vragen om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens, voor zover wettelijk van toepassing;
• bezwaar tegen verwerkingen die steunen op gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming voor verwerkingen die op toestemming steunen, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.

Je kan deze rechten uitoefenen via hello@orkastudio.be.

ORKA Studio kan vragen om redelijke verificatie van identiteit voordat op een verzoek wordt ingegaan.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

ORKA Studio gebruikt via deze website geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen voor betrokkenen, voor zover ORKA Studio daarvan kennis heeft binnen de huidige website- en contactflow.

14. Klachten

Als je meent dat ORKA Studio jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt, kan je eerst contact opnemen via hello@orkastudio.be.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• contactpagina: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

15. Wijzigingen

ORKA Studio mag dit privacy statement aanpassen wanneer de website, dienstverlening, gebruikte tools of toepasselijke regelgeving wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze website. De ingangsdatum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer deze versie van kracht is geworden.